Teil 4: Wie mache ich mich selbstständig?

Welche Absicherungen brauche ich?

16. Gut versorgt im Krankheitsfall: die Kranken- und Rentenversicherung

Auch als Selbstständiger musst du natürlich krankenversichert sein, ganz gleich ob du Gewerbetreibender oder Freiberufler bist. Dabei hast du die Wahl zwischen der privaten oder gesetzlichen Krankenversicherung. Beide bieten einige Vor- und Nachteile, hier gilt es also, selbst abzuschätzen und verschiedene Angebote einzuholen. Für Selbstständige im künstlerisch-publizistischen Bereich ist es zudem möglich, in die Künstlersozialkasse einzutreten. Diese trägt die Hälfte der Krankenversicherungs- und Rentenbeiträge.

 
Gesetzliche Krankenversicherung
Die gesetzliche Krankenversicherung bietet vor allem Vorteile für Selbstständige in der Familienplanung, denn hier können Familienmitglieder kostenlos mitversichert werden. Das gilt für Kinder bis 25 Jahre und Ehepartner mit einem maximalen Einkommen von 450 Euro im Monat. Leistungen sind hier für alle Versicherten gleich und können nicht individuell festgelegt werden. Gesetzlich Versicherte haben nur Anspruch auf Regelleistungen, müssen meist mit längeren Wartezeiten bei Fachärzten rechnen und können auch Kliniken nicht frei auswählen. Dafür ist der Wechsel zwischen verschiedenen gesetzlichen Krankenversicherungen einfach, sodass von verschiedenen Zusatzleistungen profitiert werden kann. Viele Selbstständige wählen die gesetzliche Krankenversicherung, da es schwierig ist, eine private Krankenversicherung wieder zu verlassen. Als Selbstständiger zahlst du deine Beiträge als freiwillig gesetzlich Versicherter komplett selbst (es sei denn, du bist in der Künstlersozialkasse). Abhängig davon, ob du deinen Anspruch auf Krankentagegeld geltend machen willst, liegt der Beitragssatz bei 14 bzw. 14,6 Prozent. Maximal zahlen Selbstständige ab diesem Jahr monatlich mit Krankentagegeld rund 684 Euro, wenn das monatliche Einkommen 4.687,50 Euro oder mehr beträgt. Wenn du als Selbständiger mehr verdienst, steigt der Beitrag dennoch nicht weiter. Verdienst du weniger, schrumpft auch der Krankenkassenbeitrag, allerdings nur bis zur gesetzlichen Mindestbemessungsgrundlage von derzeit 1.061,67 Euro. Verdienst du weniger, so musst du trotzdem den Mindestbeitrag von etwa 155 Euro zahlen – selbst wenn du beispielsweise nur 700 Euro verdienst.

 
Private Krankenversicherung
Die private Krankenversicherung verbinden viele mit ungerechter Behandlung im Wartezimmer, denn Privatversicherte kommen schneller an die Reihe, erhalten frühere Termine und scheinen auch sonst immer ein Stein im Brett zu haben. Tatsächlich bietet eine Privatversicherung für Selbstständige viele Anreize, zum Beispiel niedrigere Tarife als die gesetzliche Krankenversicherung, die nicht abhängig vom Einkommen, sondern von den gewählten Leistungen, dem Alter und Gesundheitszustand sind. Übrigens können auch Angestellte in die private Krankenversicherung eintreten, insofern ihr Bruttoeinkommen bei über 5.212,50 Euro liegt bzw. sie jährlich mindestens 62.550 Euro verdienen. Für Selbstständige, Freiberufler, Beamte und Studenten gilt diese Einkommensgrenze nicht, sie können sich jederzeit privat versichern. Individuelle Leistungen, eine bessere medizinische Versorgung, keine Zuzahlung bei verschreibungspflichtigen Medikamenten und weitere attraktive Leistungen runden die Vorteile einer Privatversicherung ab. Allerdings müssen Ehepartner und Kinder selbstständig versichert werden, wodurch die Kosten steigen. Zudem ist es bei Vorerkrankungen schwierig, eine Privatversicherung zu finden und wenn, dann sind auch hier die Beiträge deutlich erhöht. Diese steigen auch im Alter an. Ein weiterer Nachteil der privaten Krankenversicherung ist, dass du bei ambulanten Behandlungen stets in Vorkasse gehen musst, was eine kurzfristige finanzielle Belastung darstellt. Aber das wohl größte Problem ist, dass ein Wechsel bzw. die Rückkehr in die gesetzliche Krankenversicherung sehr schwierig und nur unter bestimmten Bedingungen möglich ist. Selbstständige, die älter als 55 Jahre sind, können gar nicht mehr wechseln, weshalb die Entscheidung für eine Privatversicherung vielen Selbstständigen schwer fällt. Denn im Alter oder im Falle einer Insolvenz oder sonstigen Unternehmensaufgabe kann das folgenreich sein. Bei niedriger Rente können im Alter für Privatversicherungen gut und gerne 800 Euro weg sein – schlecht, wenn die Rente nur knapp über 1.000 Euro beträgt.

Du solltest vor der Wahl deiner Krankenkasse also wirklich gut überlegen und genau abschätzen, was für dich die beste Alternative darstellt und dir verschiedene Angebote einholen.

 
Künstlersozialversicherung
Die Künstlersozialversicherung ist ein Sonderfall, von dem Künstler und Publizisten profitieren. Darunter fallen Freiberufler, die Musik, darstellende oder bildende Kunst schaffen, ausüben oder lehren oder die als Schriftsteller, Journalisten oder in anderer Weise publizistisch aktiv sind. Sie werden über die Künstlersozialversicherung der Künstlersozialkasse (KSK) im Rahmen der Sozialversicherungen unterstützt. Die Künstlersozialkasse trägt dabei den Arbeitnehmeranteil der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung. Diesen Anteil zahlt die KSK aus einem Zuschuss des Bundes und einer Abgabe von Unternehmen, die künstlerische und publizistische Leistungen verwerten. Wenn du als Freiberufler beispielsweise 700 Euro für deine Sozialversicherungen zahlen müsstest, übernimmt die Künstlersozialkasse die Hälfte, sodass du nur noch 350 Euro berappen musst. Die Anmeldung für eine Künstlersozialversicherung über die Künstlersozialkasse ist für die genannten Freiberufler Pflicht. Du bleibst allerdings bei deiner normalen Krankenkasse, denn eine solche ist die KSK nicht. Wie du dich anmeldest, erfährst du hier.

 
Freiwillige und verpflichtende Rentenversicherung
Viele Selbstständige denken, sie wären von der Rentenversicherungspflicht befreit. Allerdings gibt es einige Berufsgruppen, für die eine Versicherungspflicht besteht. Dazu zählen zum Beispiel Erzieher, Tagesmütter, Hebammen und Entbindungspfleger, Künstler, Musiker, Publizisten sowie Handwerker und Hausgewerbetreibende. Wenn du unter die Pflichtversicherten fällst, musst du dich in den ersten drei Monaten nach deiner Gründung bei der Deutschen Rentenversicherung melden. Auch wenn keine Versicherungspflicht besteht, kann eine freiwillige Rentenversicherung durchaus sinnvoll sein, um sich zum Beispiel mit einer Erwerbsminderungsrente abzusichern. Weitere Informationen findest du hier.

 

17. Welche Versicherungen benötige ich sonst noch?

Wo wir gerade beim Thema waren: neben den klassischen Sozialversicherungen gibt es für Selbstständige eine Handvoll weiterer, sehr sinnvoller Versicherungen, die je nach Branche etwas variieren. Dazu zählt auf jeden Fall eine Rechtsschutzversicherung, die einspringt, wenn du Streit mit einem Kunden hast. Auch eine Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung ist sehr nützlich. Diese schützt dich vor Personen- und Sachschäden, die du oder deine Mitarbeiter verursachen. Das ist, je nach Branche, natürlicher mehr oder weniger sinnvoll. Wenn du als Autor oder Grafiker weitestgehend im Home Office arbeitest, kannst du dir das sparen. Dafür gibt es dann eine spezielle Mediahaftpflichtversicherung, die dich vor Schäden durch Urheberrechtsverletzungen etc. schützt. Für Handwerker beispielsweise könnten diese Versicherungen allerdings sehr nützlich sein. Auch Unfall- und Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung oder Berufsunfähigkeitsversicherung können, je nach Branche, sehr wichtig sein.

 

18. Welche Dokumente brauche ich im Kundenverkehr?

Als Selbstständiger gibt es einige wichtige Dokumente, die du nicht nur im Kundenverkehr, sondern auch für die Buchhaltung benötigst. Dazu zählen Angebote, Verträge, Rechnungen und auch die AGB, also die allgemeinen Geschäftsbedingungen.

 
Angebote
Im Angebot formulierst du, was dein Kunde zu welchem Preis von dir bekommt. Du führst also Leistungen, Stunden, Pakete, Stückzahlen, Einzelpreise und Gesamtpreise auf. Es ist wie ein Kostenvoranschlag, der bei Bestätigung in einen Vertrag übergeht. Du findest im Web zahlreiche Angebotsvorlagen, in verschiedenen Rechnungsprogrammen wie LexOffice oder Papierkram kannst du dein Angebot ganz einfach selbst erstellen.

 
Verträge
Neben Angeboten kannst du natürlich auch separate (Rahmen)Verträge schließen. Aber auch ein schriftliches oder per Mail bestätigtes Angebot gilt als geschlossener Vertrag. Du kannst selbst entscheiden, wie du das handhaben willst. Gibt es verschiedene Bedingungen für einen Auftrag, die du festschreiben willst, ist ein Vertrag eine gute Option.

 
Rechnungen
Rechnungen sind das zentrale Dokument in der Buchhaltung. Darauf listest du deine erbrachten Waren oder Leistungen auf und berechnest sie deinem Kunden. Rechnungen spielen steuerlich eine wichtige Rolle und müssen sicher aufbewahrt werden. Laut Gesetz liegt die Aufbewahrungspflicht bei 10 Jahren und sie müssen auch nach dieser Zeit noch ohne Probleme lesbar sein. Zudem müssen Rechnungen GoBD-konform erstellt und gespeichert werden, dass heißt auch, sie müssen unveränderbar sein. Ein PDF-Dokument reicht also theoretisch nicht aus. Auch dafür empfiehlt sich eines der bereits genannten Buchhaltungsprogramme, um auf der sicheren Seite zu sein.

 
ABG
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen definieren deine Spielregeln, also zu welchen Bedingungen du Aufträge abwickelst. Sie vermitteln Kunden deine Routinen, zum Beispiel wann und wie Projekte realisiert und abgenommen werden, welche Zahlungsfristen du setzt, ob es Anspruch auf Nachbesserung gibt etc. Am besten sendest du deine AGB immer direkt mit dem Angebot an deinen Kunden und lässt dir diese bestätigen. So bist du, bei gut formulierten AGB im Rahmen der allgemeinen Gesetzgebung, bei Streitfällen auf der sicheren Seite.

 

19. Was kommt auf die Rechnung?

Wie gerade schon erwähnt, ist die Rechnung das zentrale Dokument in deiner Buchhaltung. Neben deiner Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID müssen auch dein vollständiger Name und die Anschrift deines Unternehmers stehen. Das kannst du zum Beispiel gut in die Kopfzeile setzen. Außerdem gehört natürlich die Rechnungsadresse deines Kunden in den Briefkopf. Bei Verwendung der Umsatzsteuer-ID gehört auch die Ust-ID deines Kunden auf die Rechnung.

Folgende Punkte müssen außerdem auf einer korrekte Rechnung stehen:

• das Rechnungsdatum
• das Leistungs- bzw. Lieferdatum
• eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• optional auch eine Kundennummer, für dich zur besseren Zuordnung
• die Menge / der Zeitumfang
• Artikelbezeichnung bzw. Dienstleistung
• Netto- und Brutto-Betrag
• Steuersatz (außer bei Kleinunternehmerregelung)
• Bei Kleinunternehmerregelung ein Vermerk über die Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG
• dein Zahlungsziel
• deine Kontodaten

 
Neben der Rechnung ist für einige Unternehmen auch ein Kassenbuch ein zentrales Dokument der Buchführung. Darin werden sämtliche Bargeldbewegungen, also Einnahmen, Ausgaben und Entnahmen aufgelistet. Der Gesetzgeber schreibt die Führung eines Kassenbuches als wichtigen Teil der Buchhaltung vor – allerdings nur, wenn das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, zur Bilanzierung und doppelten Buchführung verpflichtet oder kaufmännischer Natur ist.

 

20. Einfache oder doppelte Buchführung?

Last but not least noch ein paar Worte zur Buchführung, um dich vollends zu verwirren. (Nein, das ist natürlich nur Spaß, aber ganz weglassen können wir diesen Punkt nicht). Als Einzelunternehmer darfst du sowieso erstmal aufatmen, denn dein Buchhaltungsaufwand hält sich in Grenzen. Denn eine Pflicht zur doppelten Buchführung haben nicht alle Unternehmen, sondern nur solche, die im Handelsregister eingetragen sind, einen Umsatz von 600.000 Euro oder mehr pro Jahr machen oder einen Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Jahr verbuchen. Das alles dürfte als Gründer noch nicht auf dich zutreffen und du kannst getrost vorerst bei der einfachen Buchführung, also der Einnahmen-Überschussrechnung, bleiben. Damit listest du alle Einnahmen und Ausgaben im Wirtschaftsjahr auf und ermittelst Gewinn und Verlust. Freiberufler sind übrigens generell nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.  Bei der doppelte Buchführung wird jeder Geschäftsvorgang zweimal in den Büchern erfasst: Einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite der Buchführungskonten. Die Buchung von Geschäftsvorgängen erfolgt nämlich auf mindestens zwei Konten, d. h. einem Konto und einem Gegenkonto. Damit kannst du dich aber später noch beschäftigen, wenn dein kleines Unternehmen riesengroß geworden ist. Aber dann hast du vielleicht auch schon fähige Mitarbeiter, die sich darum kümmern.

20 Punkte später …

Und, wie sieht’s jetzt aus? Bist du bereit für deine Selbstständigkeit?

Wir hoffen zumindest, ein bisschen Licht in den dunklen Business-Dschungel gebracht zu haben, sodass deiner Existenzgründung nichts mehr im Wege steht und du diesen großen Schritt mutig wagen kannst. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!