Teil 3: Wie mache ich mich selbstständig?
Was ist mit Steuern, Buchhaltung & Finanzen?
- Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung?
Bevor du nun loslegen kannst, musst du dich noch mit etwas wirklich gruseligem beschäftigen. Steuern. Für die meisten Existenzgründer eine große Hemmschwelle, dabei ist alles halb so wild. Denn es gibt ein da ein Wörtchen, das Gründerherzen höher schlagen lässt: die Kleinunternehmerregelung, mit der du die Umsatzsteuer umgehst. Wenn du beim Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG beantragst, brauchst du nämlich in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) ausweisen. Die Kleinunternehmerregelung soll Selbstständigen mit geringen Jahresumsätzen das Leben erleichtern, denn du brauchst dich nicht um die komplizierten Umsatzsteuerangelegenheiten kümmern.
Die Kleiunternehmerregelung können sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler sowie Land- und Forstwirte nutzen, unabhängig von der Gesellschaftsform. Voraussetzung ist, dass der Vorjahresumsatz nicht über 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) gelegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird. Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Unternehmensgründer, nebenberuflich Selbstständige und Gewerbetreibende sehr attraktiv, weil sie den Verwaltungsaufwand deutlich verringert. In deiner Rechnung musst du vermerken, dass du laut § 19 UStG von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst und keine Umsatzsteuer erhebst. Die verschiedenen Umsatzsteuersätze spielen keine Rolle, beim Rechnungsbetrag wird nicht zwischen brutto und netto unterschieden, die Ermittlung und Zahlung der Vorsteuer entfällt und auch die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen spielen keine Rolle. Klingt super, oder? Ist es für den Anfang auch.
Allerdings gibt es auch ein paar kleine Nachteile. Denn erstens limitierst du dich mit dieser Regelung selbst, da du immer im Hinterkopf hast, gar nicht mehr verdienen zu dürfen. Und weil die Kleinunternehmerregelung nach außen in verschiedenen Branchen unprofessionell wirken könnte, da sie mit niedrigen Einnahmen = schlechteren Leistungen in Verbindung gebracht wird. Zudem bringt sie im B2B-Bereich keine Vorteile, da deine Geschäftskunden sich die Umsatzsteuer als durchlaufenden Posten sowieso zurückholen können. Anders sieht es aus, wenn du überwiegend Privatkunden hast und deine Produkte oder Leistungen dadurch billiger anbieten kannst als die Konkurrenz. Die Regelbesteuerung wiederrum bietet den Vorteil, dass du dir die Umsatzsteuer, die du selbst für Produkte und Dienstleistungen zahlen musst, zurückholen kannst. Solltest du irgendwann sowieso mehr verdienen, fällst du automatisch aus der Kleinunternehmerregelung und das Finanzamt stuft dich als umsatzsteuerpflichtig ein.
- Neeeein, noch mehr Steuern!
Wo wir gerade bei Steuern waren, können wir auch gleich dort weitermachen. Welche Steuern musst du als Selbstständiger zahlen?
Einkommenssteuer
Deine Einkünfte müssen natürlich versteuert werden. Dafür machst du jährlich eine Einkommenssteuererklärung, in der du diese angibst. Das Finanzamt berechnet anhand einer Tabelle deine Steuerlast und du zahlst den berechneten Betrag ans Finanzamt. Verdienst du weniger als 8.600 Euro im Jahr (Grundfreibetrag), zahlst du keine Einkommensteuer. Verdienst du mehr, variiert der Steuersatz je nach Höhe deines Einkommens zwischen 6 % und 42 % zuzüglich Kirchensteuer bzw. Solidaritätszuschlag. Mit deinem Steuerbescheid erhältst du meist auch eine Übersicht für die quartalsmäßigen Vorauszahlungen, sprich, du zahlst anhand der Einkommensschätzung vier Mal im Jahr die Einkommenssteuer im Voraus, sodass sich die Steuerlast über das Jahr verteilt. Solltest du weniger verdient haben als im Vorjahr, kannst du mit der nächsten Steuererklärung eine Rückzahlung erhalten. Die Höhe deiner Einkommenssteuer kannst du hier berechnen.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer entfällt, wie eben schon erwähnt, für Selbstständige mit Kleinunternehmerregelung. Die Regelbesteuerung liegt bei 19 %, es gibt allerdings weitere Steuersätze. Zum Beispiel gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 % zum Beispiel für Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, Übertragung von Urheberrechten oder Beherbergung. Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gilt laut § 24 UStG ebenfalls eine Ausnahmeregelung von 10,7 % bzw. 5,5 %. Die Umsatzsteuer wird im Rahmen einer regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldung als Vorauszahlung abgeführt. Die Vorauszahlung ist entweder monatlich oder vierteljährlich fällig und errechnet sich aus der jeweils eingenommenen Umsatzsteuer aus Umsätzen minus der gezahlten Umsatzsteuer (auch Vorsteuer genannt) aus Einkäufen. Dadurch wird die Steuerlast auf das gesamte Geschäftsjahr verteilt und ist nicht auf einen Schlag fällig. Am Ende des Jahres ist noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung Pflicht, die bis zum 31.5. des Folgejahres abgegeben werden kann. Darin werden noch einmal alle Umsatzsteuereinnahmen und Vorauszahlungen aufgeschlüsselt. Wenn du deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen immer regelmäßig erledigt und sie im Nachhinein nicht nachgebessert hast, sind in der Regel keine Nachzahlungen fällig. Denn über die Vorauszahlung hast alle Beträge bereits beglichen.
Beispiel: Du kaufst dir im Rahmen deiner Selbstständigkeit einen Schreibtisch für 200 Euro zzgl. 19 % Umsatzsteuer. Macht also 238 Euro. Im vergangenen Monat hast du 1500 Euro zzgl. 19 % Umsatzsteuer eingenommen. Macht also 1785 Euro. In deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die 38 Euro Umsatzsteuer, die du für deinen Schreibtisch zahlen musstest, von der Umsatzsteuer abgezogen, die du eingenommen hast und dem Finanzamt schuldest. Statt 285 Euro zahlst du also nur 247 Euro und senkst somit deine Steuerlast.
Vorsteuer
ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen entrichten muss und die es vom Finanzamt zurückerstattet bekommt.
Gewerbesteuer
Die Gewerbesteuer fällt, wie der Name schon sagt, nur für Gewerbetreibende an. Fällst du unter die freien Berufe, musst du keine Gewerbesteuer zahlen. Die Gewerbesteuer besteuert den Gewerbeertrag eines Unternehmens und ist von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich. Sie bemisst sich nach dem Gewinn bzw. Ertrag des Gewerbebetriebs. Durchschnittlich muss ein Unternehmer mit einer Gewerbesteuer in Höhe von etwa 15 % des Gewinns rechnen. Es gibt allerdings einen Freibetrag von 24.500 EUR für Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Liegt der Gewerbeertrag darunter, wird keine Gewerbesteuer fällig. Dies gilt allerdings nicht für Kapitalgesellschaften wie GmbHs. Um das Ganze etwas fairer zu gestalten und Gewerbetreibenden keinen Nachteil zu verschaffen, fällt für Gewerbetreibende zwar Gewerbesteuer an, dafür müssen sie weniger Einkommenssteuer zahlen.
Körperschaftsteuer
Diese ist nur für Kapitalgesellschaften relevant. Denn statt der Einkommenssteuer zahlen Kapitalgesellschaften die Körperschaftsteuer, die pauschal mit 15 % des zu versteuernden Einkommens zuzüglich Solidaritätszuschlag berechnet wird – insgesamt also 15,825 %. Einen Freibetrag gibt es nicht. Zudem müssen Kapitalgesellschaften auch noch die Kapitalertragsteuer von 25 % der Kapitalerträge plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer entrichten.
- Steuernummer, Steueridentifikationsnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – Hallo, Verwirrung!
Ok, zu Beginn der Selbstständigkeit ist alles irgendwie ein bisschen viel und tausend Begriffe prasseln auf dich herab. Lass uns ein bisschen Klarheit hineinbringen. Es gibt drei Nummern für die Steuer, die du als Unternehmer unbedingt kennen solltest:
Die Steueridentifikationsnummer (auch Steuer-ID oder Steuer-ID-Nummer)
Die Steuer-ID ist eine Identifikationsnummer für das Finanzamt, sie gehört nicht auf die Rechnungen deines Unternehmens. Jeder Mensch bekommt eine solche ID vom Bundeszentralamt für Steuern, seit 2008 erhalten sie Babys von Geburt an. Die Steuer-ID ist wie ein Fingerabdruck, unter dem jeder Mensch als Steuerzahler geführt wird. Du findest sie zum Beispiel auf deiner Lohnsteuerbescheinigung oder auf deinem Einkommenssteuerbescheid.
Die Steuernummer
Die Steuernummer benötigst du für deine Selbstständigkeit, sie gehört auf deine Rechnungen. Sie wird jedem, der eine Steuererklärung abgibt, vom zuständigen Finanzamt zugeteilt. Die Steuernummer findest du oben links auf deiner Einkommenssteuererklärung. Du beantragst die Steuernummer bei deinem zuständigen Finanzamt und bekommst sie per Post zugeschickt.
Die Umsatzsteuernummer-Identifikationsnummer (auch Umsatzsteuer-ID oder USt-IdNr.)
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigst du, wenn du Geschäfte außerhalb Deutschlands machst. Sie kennzeichnet dich als Unternehmer innerhalb der EU. Diese Nummer beginnt mit dem EU-Länderkürzel – für Deutschland ist das DE. Die Umsatzsteuer-ID erleichtert Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU, da das aufwendige Doppelbesteuerungsverfahren entfällt.
Wenn du ausschließlich Geschäfte in Deutschland machst, brauchst du auf deiner Rechnungen nur die Steuernummer. Wenn du allerdings Geschäfte in der EU machst, gibst du stattdessen die Umsatzsteuer-ID auf den Rechnungen an.
- Steuerberater oder Buchhaltungssoftware – oder beides?
Die Frage aller Fragen: Steuerberater ja oder nein? Das kommt im Grunde auf deine eigene Nervenkapazität und Unternehmensform an. Als Selbstständiger mit Kleinunternehmerregelung hält sich der Steueraufwand in Grenzen und du kannst ihn ganz gut alleine überblicken. Wenn du allerdings Umsatzsteuer erhebst, wird das Ganze schon etwas aufwändiger. Vor allem, wenn dann auch noch Kund*innen aus dem Ausland dazukommen. Hier lohnt sich der Gang zum Steuerberater schon. In jedem Fall kannst du dir aber eine kostenlose Erstberatung vereinbaren und für dich wichtige Fragen klären. Der Steuerberater kann dir anhand einer Tariftabelle und deinem geschätzten Umsatz im Vorfeld ungefähr berechnen, welche Kosten auf dich zukommen würden, solltest du seine Dienste in Anspruch nehmen wollen. Du kannst deine Buchhaltung aber auch selbst übernehmen und den Steuerberater nur für deine Einkommens- oder Umsatzsteuererklärung zu Rate ziehen. Dank verschiedener Buchhaltungsprogramme wie LexOffice, Papierkram, SevDesk oder Goodlance wird die Verwaltung denkbar einfach. Zudem kannst du nicht nur deinem Steuerberater Zugriff gewähren, sodass er immer einen übersichtlichen Einblick über all deine Buchungen hat, sondern mittels besagter Programme auch Angebote und Rechnungen schreiben, dein Konto verknüpfen und Zahlungseingänge automatisch verbuchen. Am Ende liegt es an dir: Möchtest du Geld sparen, dann musst du die Zeit aufwenden und dich in verschiedene Steuerthematiken einarbeiten. Willst du deine Zeit lieber für lukrative Aufträge nutzen, investiere ein paar Mark in einen Steuerberater deines Vertrauens, denn so hast du mehr Kapazität für dein Tagesgeschäft.
- Komm Geld und fließe (auf dein neues Geschäftskonto!)
Geld will fließen und braucht ein Ziel. Deswegen benötigst du als Selbstständiger ein Geschäftskonto, denn die meisten Banken schließen eine geschäftliche Nutzung von Privatkonten aus. Zudem erleichtert dir ein Geschäftskonto den Überblick über Einnahmen und Ausgaben, die vermischt mit deinem Privatkonto ansonsten in einem ziemlichen Chaos enden würden. Es gibt viele kostenlose Geschäftskonten am Markt, zum Beispiel der Postbank-Ableger Fyrst, das Onlinekonto Kontist oder Konten wie N26 oder Holvi. Vergleiche einfach die verschiedenen Angebote und suche das für dich passende Konto heraus.